Mennyire bánsz pazarlóan a meetingjeid idejével?

Még most is gyakran hallom Tőled, mennyi „felesleges” meetingen kell ott ülnöd, szinte az egész napod a meetingről, meetingre járkálásról szól, alig jut időd a tényleges munkavégzésére.

A meeting kiváló kommunikációs eszköz, amennyiben valóban arra használod, amire való: probléma megoldásra, véleménycserére, vállalások utánkövetésére, elvégzésre került feladatok ellenőrzésére, akciótervezésre, döntéshozatalra.

Vannak olyan helyzetek, mint két ember közti konfliktus kezelés, munkaszervezési vagy egyéb negatív kritika visszajelzése, ami inkább privát jellegű, ezért nincs megbeszélésen helye. Ilyen esetekben mindenképp az érintettek közvetlen bevonásával külön szóbeli egyeztetés javasolt.

Fel tudsz idézni olyat, amikor azt érezted, sikeres megbeszélésen vettél részt, meghallgatva érezted magad és úgy jöttél ki a ülésről, hogy valóban megoldottatok valamit? Vajon mi történt ilyenkor? Mitől lehetett más, mint a többi?

Te is megtehetsz pár dolgot azért, hogy a megbeszéléseitek hasznossága magasabb érték szintre emelkedjen.

Adj Te reprezentatív mintát  a meeting szervezés és levezénylés érdekében.

A megbeszélésnek mindig legyen célja. Szervezőként az is fontos, ha téma bontásban, akár prioritás szerinti téma bontásban megosztásra kerül a résztvevő felekhez a megbeszélés tartalma.

Ez segít abban, hogy keretek közt folyjék a diskurzus. A megbeszélés során érdemes e pontok mentén haladni és már közben jegyzetelni, memo-t készíteni az elhangzottakról, a megállapodásokról, akciókról. Ha eszerint haladsz, határozottságot, magabiztosságot suggallsz és még a troll királyok sem mernek beléd kötni és próbálkozni az értekezés félre vitelével.

Gondold át, ki az, akit valóban meg kell hívj a meetingre. Gyakran egy nagyobb résztvevői körrel lefolytatott megbeszélés lehet kontraproduktív. Ha lehet olyan érdekeltje az elhangottaknak, akiknek ugyan nem kellett részt venniük, érdemes a megbeszélésről készült memo-t szétküldeni többek felé, ezáltal az információ áramlást gyorsítod és transzparensebbé válsz.

Szervezőként légy bátor és vállald fel a facilitátor szerepét. Ha Te vezeted az ülést a témakör pontjai szerint és adod a szót a résztvevőknek, mint a karmester, kézben tarthatod a megbeszélés menetét. Tudod tartani a dinamikáját, hangulatát. Figyelj arra, ne hagyj nyitott és problémás helyzeteket megoldatlanul. Ne engedd azt sem, hogy eluralkodjanak az érzelmek. A logikus érvelésre törekedj a kollégáktól, kerülve az érzelmi indulatkeltést. Ha szükséges inkább tartsatok 2-5 percet, hogy a kedélyek lenyugodjanak kihasználva ezt egy technikai szünetre, ablaknyitásra, hasonlóra.

„Befejeztük a téma feldolgozását, mehetünk tovább?”

A megbeszélés minden agenda pontjának átbeszélése végén érdemes ezt vagy ehhez hasonló záró kérdést feltenni. Ez azért fontos, hogy megtudjuk, ki lett-e vesézve teljesen az érintett téma, vagy van akiben maradt még bizonytalanság esetleg nyitott kérdés, amit még meg kell válaszoljon a team. Ha maradt még megbeszélni való, akkor célszerű belemenni és választ találni rá. Ez azért is fontos, hogy ne az értekezést követően az étkezőben vagy a folyosón folytatódjon tovább a téma boncolgatása.

Ha a megbeszélésen túlmutat a válasz megtalálása, akkor kell egy új időpontot keresni, a megbeszélés résztvevői körének meghatározásával, akár külső szakértő bevonásával és időpont javaslattal a témában. Ezzel elkerülhető, hogy a megbeszélés ne menjen félre és ne is húzódjon el emiatt, mégis lezárhatóvá vélik ezzel a tettel.

Tehát mindig kerüljön a téma lezárásra a tovább lépés előtt!

Hadd térjek vissza hozzád

Könnyen előfordulhat, hogy a beszélgetés során olyan helyzetbe kerültök, amire ott, abban a pillanatban még nem látjátok a megoldását. Ezért merd ezt jelezni a résztvevők felé. Jegyezd fel magadnak, hogy ne feledj az ülésen később visszatérni rá. Ez a működés nem töri meg a tárgyalás lendületét, sőt kiegyensúlyozottan, magabiztosan tartja.

Hozzatok döntést

A megbeszélésnek van agendája, van célja. Ezért kell, hogy megoldások és döntések szülessenek.

Minderről összefoglaló is készüljön, amit az értekezést követő legalább egy napon belül illdomos kiküldeni a résztvevők felé. Az összefoglaló / memo tartalmazza

• a résztvevői kört,
• a meeting célját, agendáját,
• a meghozott döntéseket, megoldásokat,
• akciópontokat, felelősökkel, vállalási határidőkkel. Ahhoz, hogy minderről írni is tudj, a megbeszélésen ezeket tekintetbe kell venni.

Ismétlődő megbeszélés esetén mindig tanácsos az előző megbeszélésen egyeztetett és megállapodottakon végigmenni – ezzel kezdeni és megnézni, miképp haladtatok velük előre. Ha akcióterv is készült felelősökkel, akkor a feladatok haladási eredményét is át kell beszélni. Csak ez után javasolt belevágni az aznapi napi rendi pontokba.

Egy-egy megbeszélés végeztével kérj visszajelzést a kollégáktól:

• hogy érezték magukat a megbeszélésen
• mennyire tartották hatékonynak
• mi az, amit legközelebb esetleg másképp lehetne csinálni

Priorizálj,  mely megbeszélések azok, amelyekre valóban érdemes és/ vagy jelen kell lenned.

Meg vannak a lehetőségeid arra, hogy a megbeszélésen való részvétel nélkül is megkaphasd a Neked releváns információkat.

Az üléseken gyakran látni azt, hogy annak szervezője beszél – leginkább magával…mivel  mindenki más saját laptopját bújja vagy épp a mobilján csetel, játszik…tiszteld azzal a másikat, és az ülés vezetőjét, hogy figyelsz rá, meghallgatod. Ezért tanácsos a meeting kezdetét azzal a szabállyal kezdeni, hogy mindenki csukja le a laptopját, mobilját tegye félre. A prezentáló és a memo jegyzetelőjénél lehet csak gép kinyitva.

Ha egy ilyen egyeztetést túléltél és úgy érezted unatkoztál, ne talán számodra nem volt releváns a téma, tanultál belőle…legközelebb nézd át jobban a meeting kiírását és dönts arról, valóban az ott üléssel akarod tölteni az időd vagy hasznosabb munkatevékenységet folytatnál.

Kell egy status quo magad felé, amibe meg tudd határozni, mi a saját célod, mi az, ami segíti a feladataid megoldását és aszerint hangolódj a megbeszélések részvételére. Ér azt megtenni, ha a meeting szervezőjénél rákérdezel: „kell, hogy részt vegyek a találkozón?” Lehet, hogy a meeting szervezőjének is segítesz ezzel. Újra gondolhatja, mi az ülése valódi célja és azt is, valóban indokolt-e a jelenléted vagy elegendő, ha értesítést kapsz a megbeszélésen elhangzottak kimenetéléről.

Tartsuk tiszteletben egymás idejét

A részvételeid priorizálása segíthet, hogy az óráidat ne a meetingeken üléssel pazarold.

Gyakran előfordul, hogy a vezetőd megbeszélést szervez olyan témában is, amire egyébként más kommunikációs platformot is használhatna. Érdemes finoman, de felhívni a felettesed figyelmét erre. Akár azzal, hogy segítsen eldönteni, mi a fontosabb: ezen a megbeszélésen való részvétel vagy egy épp aktuális határidős feladatod elvégzése. Javasolhatod neki a kérdésed felvetésekor azt is, hogy szívesen kapnál tájékoztatást a megbeszélés eredményéről, de szeretnél a határidős feladatoddal haladni, amihez idő kell, hogy a számodra megfelelő minőségben és tartalommal álljon az elő. Ha ezt a közlésed megfelelően tálalod, még azt is elérheted, hogy a vezetőd felismerje és később változtasson meeting szervezési metodikáján, amivel aztán nemcsak a Te és munkatársaid, hanem saját magát is felmenti az időrabló jellegű megbeszélések megtartása alól.

Légy pontos és megbízható, így lehetőleg ne késs a megbeszélésről. Tartsd tiszteletben a többiek idejét is. Próbálj időben érkezni, akár pár perccel korábban. Ilyenkor lehetőség adódik egyfajta socializing-ra is. Főleg a fajsúlyosabb témájú megbeszélések hangulatát befolyásolhatja vagy oldhatja a kollegák közti feszültséget egy kötetlenebb indulás.

A megbeszélés időtartama nem kőbe vésett

Ha hamarabb befejezitek az ülést, zárjátok, nem kell, hogy kitöltsétek üres csevegéssel az időt.

Ha a megbeszélés a kiírt időponton túlnyúlik, ne maradjatok tovább, hanem tűzzetek ki új időpontot a folytatásra. A megbeszélés céljának és résztvevői körének felülvizsgálata ez esetben  szükséges lehet, ezt mindenképp vizsgáld, mielőtt kiküldöd az újabb meghívót.

Végül javaslom, írd össze, cimkézd, tartsd szemed előtt, mi a Te saját status quo-d, mi vezet Téged a meetingelési utadon szervezőként és résztvevőként.